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機關機要文件交換自動化管理系統由公文智能交換箱組和配套的系統管理軟件組成。該系統將條碼自動識別技術引入到公文交換過程中，將公文、信件的基本信息生成條碼，通過帶有條碼識讀裝置的專用設備“公文智能交換箱”來記錄文件的全部交換信息，從而實現了傳統辦公自動化系統無法做到的紙質文件數據的自動載入。并且利用條碼自動識別技術，系統將紙質文件和電子文件建立起對應關系，解決了信息流與物流的信息連接，從而實現了對紙質文件和電子文件的一體化管理。